Nebenkosten als Vermieter richtig abrechnen
Mittwoch, den 05.07.2017

Bei der Nebenkostenabrechnung, die auch Betriebskostenabrechnung genannt wird, können Vermieter viele Fehler machen. Im schlimmsten Fall verliert der Vermieter den Anspruch auf Rückzahlung. Im folgenden Ratgeber schildern wir, wie Vermieter Nebenkosten richtig abrechnen und worauf zu achten ist.

Rechtssichere Nebenkostenabrechnung erstellen

Gemäß dem § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB müssen Vermieter bei Wohnraum die Vorauszahlungen ihrer Mieter einmal jährlich abrechnen. Diese Abrechnung muss allerdings nicht dem Kalenderjahr entsprechen, denn zum Beispiel Heizkosten und Kosten für Warmwasser werden oftmals nach Heizperioden abgerechnet. Das bedeutet in der Praxis, dass es unter Umständen zwei unterschiedliche Abrechnungszeiträume gibt.

Bei dem Wechsel eines Mieters hat der alte Mieter einen Anspruch auf eine Zwischenablesung bei den verbrauchsabhängigen Kosten. Allerdings geht dies nicht gleichzeitig mit der Verpflichtung des Vermieters einher, eine Betriebskostenabrechnung zwischendurch vorzunehmen. Auch hier erfolgt die Abrechnung nach Ablauf der Betriebsabrechnungsperiode. Eine Betriebskostenabrechnung ist stets schriftlich zu erstellen und für jedes Mietverhältnis gesondert. Nicht selten ist die Nebenkostenabrechnung der Grund, warum sich Mieter und Vermieter streiten. Damit die Nebenkostenabrechnung rechtssicher ist, sollten die folgenden vier Punkte berücksichtigt werden:

 

  1. Erläuterung und Angabe des Abrechnungsmaßstabs
  2. Zusammenstellung der Gesamtkosten
  3. Berechnung des jeweiligen Anteils des Mieters
  4. Abzug sämtlicher Vorauszahlungen

 

Fristen: alle zwölf Monate abrechnen

Der Gesetzgeber verlangt, dass spätestens zwölf Monate nach Abrechnungszeitraumsende die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein muss. Wird diese Frist vom Vermieter versäumt, so darf er keine Nachforderungen stellen. So muss zum Beispiel eine Nebenkostenabrechnung, die den Zeitraum 1. Januar 2016 bis 31. Dezember 2016 betrifft, nicht später als am 31. Dezember 2017 bei Mieter sein. Ergibt sich allerdings bei einer verspäteten Abrechnung für den Mieter ein Guthaben, so ist der Vermieter im umgekehrten Fall trotzdem verpflichtet, dieses auszuzahlen. Die Zwölf-Monatsfrist gilt auch dann, wenn der Mieter mitten im Abrechnungszeitraum ausgezogen ist – er hat keinen Anspruch auf eine frühere Abrechnung.

Zeitraum Nebenkosten abrechnen: immer ein Jahr

Der Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten beträgt immer ein Jahr und lässt sich weder verkürzen, noch verlängern – auch nicht vertraglich. Nicht festgelegt ist allerdings, wann der Abrechnungszeitraumbeginn der Nebenkosten vom Vermieter festgelegt wird. Der Beginn muss nicht zwangsweise immer zum 1. Januar sein.

Abflussprinzip: nicht für Heizkosten zulässig

Vermieter dürfen für eine Vereinfachung das Abflussprinzip anwenden. Hierbei werden die Kosten abgerechnet, die der Vermieter im Laufe des Abrechnungszeitraums gezahlt hat. Das bedeutet, dass in einer Abrechnung aus dem Jahr 2016 auch Stromkosten enthalten sein dürfen, die das Jahr 2015 betreffen, wenn die Rechnung erst in 2016 eingegangen ist. Eine Ausnahme sind die Heizkosten, diese müssen auch anhand ihres tatsächlichen Verbrauchs im entsprechenden Abrechnungszeitraum berechnet werden.

Vollständigkeit: Betriebskostenabrechnung muss komplett sein

Wer die Nebenkosten richtig abrechnen möchte, der muss sicherstellen, dass einige Punkte enthalten sind. Die Mindestvorgaben sind eine Zusammenstellung der angefallenen Gesamtkosten, die Erläuterungen und Angaben zum Verteilerschlüssel, eine Berechnung des Mieteranteils und der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen des Mieters. All diese Angaben müssen in der Nebenkostenabrechnung vorhanden sein, damit der Mieter in der Lage ist, diese auch nachvollziehen zu können. Hat der Vermieter einen Fehler gemacht oder etwas vergessen, so kann er dies nicht zu Ungunsten des Mieters berechnen. Außerdem haben Mieter keinen Rechtsanspruch auf Kopien der Abrechnung, sie dürfen lediglich die Belege beim Vermieter einsehen.

Nebenkostenabrechnung muss vollständig sein

Heizkosten: müssen nach Verbrauch abgerechnet werden

Heizkosten sind in der Heizkostenverordnung geregelt. Sie bestimmt, dass mindestens 50 %, aber höchstens 70 %, der Heizkosten nach dem Verbrauch als Nebenkosten vom Vermieter abgerechnet werden müssen. Nur die Differenz darf nach Wohnfläche umgelegt werden. Bei einigen Objekten gibt es Ausnahmen, wie zum Beispiel bei besonders energieeffizienten Objekten, Studentenwohnheimen oder Altenheimen.

Vereinbarung: Betriebskostenverordnung berücksichtigen

Der Vermieter darf nicht willkürlich Betriebskosten auf seine Mieter umlegen. Welche der Mieter tragen muss, ist in der Betriebskostenverordnung geregelt. Außerdem muss im Mietvertrag explizit vereinbart werden, welche Nebenkosten der Mieter tragen muss. Sind einzelnen Posten nicht im Vertrag enthalten, darf der Vermieter hierfür kein Geld verlangen. Anders sieht es aus, wenn der Mietvertrag den Posten „sonstige Betriebskosten“ enthält. Denn dann ist es möglich auch nachträglich hinzugekommene Nebenkosten abzurechnen, wie zum Beispiel Kabelfernsehen, wenn dieses erst später nach Vertragsabschluss installiert wurde.

Tipp: Nehmen Sie unbedingt den Posten „sonstige Betriebskosten“ auf, um für alle Eventualitäten gerüstet zu sein.

Umlageschlüssel: keine Änderung möglich

Mit dem Umlageschlüssel wird berechnet, wie die Betriebskosten auf den jeweiligen Mieter umzulegen sind. Eine spätere Änderung des Schlüssels ist nur in einigen wenigen Ausnahmefällen möglich. Hierfür wird immer die Zustimmung des Mieters benötigt, außer es werden im Nachhinein Geräte installiert, die der genauen Verbrauchserfassung dienen, wie zum Beispiel Wasseruhren. Unabhängig von dem vertraglich vereinbarten Umlageschlüssel ist hier der Vermieter sogar verpflichtet, die Kosten nach Verbrauch zu erfassen. Betriebskosten für leerstehende Wohnungen sind stets vom Vermieter selber zu tragen.

Betriebskostenvorauszahlung: Erhöhung nur unter bestimmten Bedingungen

Die Betriebskostenvorauszahlung darf der Vermieter nur dann erhöhen, wenn die Kosten auch tatsächlich gestiegen sind. Hierfür reicht es nicht, dass der Vermieter erwartet, dass diese in Zukunft steigen werden.